El home office ha tenido una explosión impresionante a raíz de la contingencia por el COVID-19; con el fin de cumplir las indicaciones sanitarias impuestas mundialmente por organizaciones y gobiernos, hemos recurrido al trabajo remoto, ya que esta opción permite a las empresas responder oportunamente ante momentos críticos, como es esta pandemia.
Sin embargo, vencer el distanciamiento físico mediante esta nueva forma de trabajo no ha sido una tarea fácil. Al iniciar las actividades laborales desde casa, muchas empresas se percataron de que el home office fracasa en entornos forzados; tanto líderes como colaboradores que no estaban preparados para trabajar a distancia, dieron inicio a una capacitación acelerada para aprender a utilizar y aprovechar todas las herramientas tecnológicas que tenían a su alcance, con el fin de hacer más flexibles las condiciones desde su hogar, conciliar mejor su vida profesional y personal, y continuar lo más rápido posible con su trabajo.
Ahora, después de dos meses de cuarentena, son muchos los avances que se han logrado en materia de home office, principalmente con los colaboradores de áreas estratégicas y administrativas de organizaciones verticales, quienes han desarrollado las habilidades necesarias para hacer un adecuado trabajo desde casa, a través de espacios virtuales, sin perder la productividad. Sin embargo, aunque en general estas partes estratégicas ya encontraron el rumbo, hay áreas para las que trabajar desde casa no son una opción, como las operativas, cuya presencia, por ejemplo, es indispensable en planta.
Además, por cuestiones culturales hay para quienes trabajar desde casa representa un gran desafío, ya que en México, aunque la implementación del home office ha ido en aumento sobre todo en los niveles gerenciales, es una práctica que aún no se arraiga, mucho menos en el resto de la estructura de la organización, en donde se está permeando de manera importante a raíz de la contingencia por el COVID-19.
Los desafíos del home office
Muchas de las personas que están haciendo home office nunca antes lo habían hecho, lo cual quiere decir que se están enfrentando a un sinfín de obstáculos, como el no tener acceso a los medios necesarios para trabajar eficientemente, y aquí no solo nos referimos a la tecnología –laptop, celular, computadora, tablet, internet estable, entre otros–, sino también a los conocimientos para el manejo de las mismas. Esto, a su vez, los llena de miedos, como la incertidumbre de no ser considerados por la compañía para futuros ascensos o incluso, el que su ingreso sea disminuido o hasta que lleguen a ser despedidos.
Por otra parte, se encuentran los temores que presentan los niveles más altos –jefes, empresarios, fundadores, ejecutivos, líderes, gerentes, entre otros–, principalmente por perder el control que se tiene sobre su equipo, y que muchas veces por poner especial atención en cosas sin relevancia, como la forma en que se visten en las juntas a través de videollamadas, pierden de vista que lo que realmente importa es el rendimiento de sus colaboradores y que su principal objetivo en estos momentos de implementación del home office es practicar con ellos una comunicación efectiva y asertiva, para así eliminar la incertidumbre y mantenerlos tranquilos.
¿Cuál es la forma correcta de hacer home office?
Para que una empresa sea productiva a través de home office, lo primero que se debe tener claro es que todos los esfuerzos se deben dirigir con el fin de no perder el objetivo común, por eso es importante que todos los que forman parte de una organización tengan bien claro cuál es la misión y valores de ésta.
Además, para una mejor planificación e implementación del trabajo remoto, es importante entender el valor de cada área, departamento o equipo de trabajo, así como de persona. Una vez establecido lo anterior, hay que definir métricas para poder controlar o evaluar que la empresa está siendo efectiva en la práctica del home office.
Por otra parte, al planificar las reuniones virtuales necesarias para que los equipos se comuniquen, es importante que la persona a cargo de dirigir dichos eventos, no pierda el objetivo real de lo que se quiere conseguir en estos encuentros masivos. Por tal motivo, se recomienda tener reuniones con menos gente y objetivos focalizados, aunque sea necesario que se realicen con mayor frecuencia.
Elegir el medio adecuado para realizar las videoconferencias también es importante, y sobre todo, asegurarse de que todos los convocados lo conozcan y cuenten con la tecnología necesaria para su uso. Algunas de las opciones más utilizadas actualmente son Meet, Hangouts, Teams, Zoom y Skype, por mencionar las más comunes.
Otra recomendación es contar con un medio donde se compartan presentaciones, imágenes, minutas con las decisiones tomadas en las reuniones virtuales, entre otros archivos; esto ayuda a que la comunicación fluya y la información esté disponible para todos en cualquier momento.
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¿Cómo mantener el control del equipo que trabaja por home office?
Como mencionamos, uno de los principales temores de quienes dirigen equipos de trabajo ante la nueva normalidad del home office es perder el control, para lo cual, además de todo lo que ya se sugirió, es importante como jefe comunicarse, generar y mantener con sus colaboradores una relación que genere confianza; conversar con ellos también en lo individual y retroalimentarlos, para así hacerlos sentir parte del equipo en todo momento.
El trato personalizado con los colaboradores a su vez ayuda a los líderes a monitorearlos para verificar si están trabajando y cómo lo están haciendo; de esta manera se les orienta y se les da autonomía para que puedan desarrollarse por sí mismos y logren los objetivos.
Una responsabilidad de las empresas para mantener el control mientras se implementa el home office como forma de trabajo es equipar –tanto tecnológicamente, como en materia de capacitación– a los empleados para que cumplan con el trabajo. Un factor importante para perder el control es asumir que todas las personas saben trabajar de manera remota; es necesario ayudar a los trabajadores en el tema de adaptación, mantenerlo enterado del paso a paso de la estrategia que se implementará en esta contingencia.
Perder el control es uno de los riesgos que enfrentamos al trabajar en la virtualidad. Aprendamos a tolerar la angustia propia, de colaboradores y clientes. Recordemos que la transformación a la nueva normalidad no es una amenaza sino una oportunidad que debemos tomar. La historia no nos deja alternativa, el sano distanciamiento va a continuar y no sabemos por cuánto tiempo más; debemos vencer miedos, adaptarnos, transformarnos y dirigir todos los esfuerzos para perfeccionar el home office.
